Rezervačný systém pre penzión napojený na váš hotelový systém

Živá dostupnosť a ceny, online platba, check-in so zápisom hostí a faktúra bez prepisovania. Ako sa rezervačný systém napojí na program, ktorý v penzióne už máte.

Prenajímate penzión, apartmán alebo menší hotel. Príde vám mail, že by chceli izbu od piatka do nedele, dvaja dospelí a dieťa. Nasleduje niečo, čo robíte tak často, že už si to ani neuvedomujete.

Pozriete sa do kalendára, či je voľné. Odpíšete cenu. Počkáte, či sa hosť ozve. Keď sa ozve, zapíšete rezerváciu. Prepíšete meno a termín do tabuľky. Pri príchode vypýtate doklady a vyplníte údaje hostí. Vypočítate daň za ubytovanie podľa počtu nocí a osôb. Vystavíte faktúru. Prepíšete ju do účtovníctva. Pri cudzincovi ešte hlásenie.

To je osem až desať dotykov na jednu rezerváciu, z toho ani jeden nie je práca s hosťom. Pri tridsiatich rezerváciách mesačne a piatich minútach na dotyk je to okolo dvadsiatich hodín. Dvadsať hodín mesačne, za ktoré nikto nezaplatí, lebo hosť ich nevidí a vy si ich neúčtujete.

Tento text je o tom, ktoré z tých dotykov sa dajú odstrániť úplne, ktoré sa oplatí nechať človeku, a ako to vyzerá, keď je to postavené poriadne. Príklady sú z rezervačného systému, ktorý sme stavali pre Levi Dom, ale princíp je rovnaký pri troch aj pri tridsiatich izbách.

Jednu vec o tom príklade treba povedať hneď, lebo je to najčastejšia obava. Levi Dom používal hotelový systém OBERON už predtým, než sme čokoľvek robili. Nemenil softvér, nesťahoval dáta a neučil sa nič nové. Postavila sa vrstva nad tým, čo tam už bolo. To je aj náš východiskový postoj pri každej zákazke, lebo výmena systému, ktorý funguje, je najdrahší spôsob, ako vyriešiť problém s prepisovaním.

Dostupnosť a ceny, ktoré nikto neudržiava

Najčastejšia chyba pri rezervačných formulároch je, že sú odpojené od reality. Web má vlastný kalendár, hotelový systém má svoj, a niekto ich musí držať v súlade. Väčšinou to dopadne tak, že web ukazuje voľno, ktoré už voľné nie je, a raz za čas prijmete rezerváciu na obsadenú izbu.

Riešenie nie je disciplína, ale to, aby web žiadny vlastný kalendár nemal. V Levi Dome je napojený priamo na hotelový systém OBERON cez jeho rozhranie a v momente, keď hosť zadá termín a počet osôb, sa pýta priamo tam. Typy izieb, skutočná dostupnosť, ceny aj kapacity chodia naživo. Keď zmeníte cenu v OBERONe, je zmenená aj na webe, lebo web nemá kde mať starú.

Toto je zároveň prvá otázka, ktorú si treba položiť pri akomkoľvek prepojení. Má váš systém rozhranie, cez ktoré sa dá pýtať? Ak áno, dá sa prepojiť. Ak nie, dá sa to obísť, ale je to vždy krehkejšie a drahšie.

Ako sa to napojí na systém, ktorý už máte

Rezervačný systém pre penzión sa nestavia vedľa vášho hotelového programu, ale nad ním. Otázka je vždy tá istá, či má rozhranie, cez ktoré sa dá pýtať. Ak má, web sa ho pýta na typy izieb, dostupnosť a ceny a späť do neho zapisuje rezerváciu a údaje hostí. Ak ho nemá, dá sa to obísť výmenou súborov, ale je to krehkejšie a treba s tým rátať v cene. V Levi Dome to beží cez OBERON a jeho službu OBERON Link, pri inom programe je princíp rovnaký, mení sa len to, cez čo sa hovorí.

Príprava na vašej strane je krátka. Dohodnúť, ktorý typ izby a ktorý cenník zodpovedá čomu, a rozhodnúť, ktoré izby idú do online predaja a ktoré si držíte bokom. Zvyšok je práca dodávateľa.

A čo Booking a Airbnb

Toto je prvá otázka, ktorá pri takom rozhovore príde, a odpoveď nie je, že ich zrušíte. Portály sú zdroj dopytu, hlavne pri novej prevádzke a mimo sezóny, a nikto pri zdravom rozume ich nevypína.

Problém nie je v tom, že existujú, ale v tom, že si každý vedie vlastný kalendár. Keď máte tri kalendáre, ktoré o sebe nevedia, dvojitá rezervácia je otázka času a nie smoly. Preto musí byť jedno miesto, ktoré je zdrojom pravdy, v tomto prípade hotelový systém, a všetko ostatné sa naň napája. Booking, Airbnb aj ďalší poskytovatelia sa dajú prepojiť tak, aby obsadenosť chodila jedným smerom a nikto nič neprepisoval ručne.

Cieľom teda nie je odísť z portálov, ale posunúť pomer. Rezervácia, ktorá príde priamo k vám, nestojí províziu, a práve preto má zmysel, aby sa u vás dalo rezervovať a zaplatiť rovnako jednoducho ako tam. Keď to na vašom webe nejde, hosť, ktorý vás už našiel, si to aj tak dorezervuje cez portál a vy zaplatíte za zákazníka, ktorého ste si priviedli sami.

Platba vopred nie je o pohodlí, je o províziách

Keď hosť u vás nemôže zaplatiť, dorezervuje si to cez portál, ktorý mu to umožní. Z každej takej noci potom odchádza provízia. Online platba priamo na vašom webe je preto v prvom rade nástroj, ako dostať rezervácie k sebe, a až v druhom rade pohodlie pre hosťa.

V praxi to znamená kartu, Apple Pay aj Google Pay ešte pred potvrdením rezervácie. Rezervácia vznikne až po úspešnej platbe, takže neexistuje stav, keď máte blokovanú izbu a nikoho, kto za ňu ručí. Neprícestia tým prakticky zmiznú a s nimi aj telefonáty, či to ešte platí.

Ak vediete prehľad o hospodárení, oplatí sa ťahať k platbe aj poplatky a čistú sumu, nielen zaplatenú cenu. Inak si každý mesiac dopočítavate, koľko z toho reálne prišlo.

Online check-in vypĺňa evidenciu za vás

Údaje o hosťoch potrebujete tak či tak. Otázka je len, či ich budete prepisovať z dokladov pri recepcii, alebo či ich hosť vyplní sám ešte predtým, než k vám vôbec vyrazí.

Po zaplatení odchádza hosťovi mail s odkazom na check-in. Vyplní údaje osôb, ktoré s ním prídu, a tie sa zapíšu priamo do hotelového systému. Pri príchode teda nič neprepisujete, len skontrolujete. Kto to nevyplní, dostane pred príchodom pripomienku, ktorú posiela naplánovaná úloha a nie vy.

Vedľajší efekt, ktorý sa podceňuje: hosť vypĺňa formulár v pokoji doma, takže sú tie údaje čitateľné a úplné. Pri recepčnom pulte s troma ľuďmi v rade to tak nikdy nevyzerá.

Daň za ubytovanie sa počíta sama

Daň za ubytovanie je miestna daň a jej sadzbu si určuje obec, takže sa mesto od mesta líši. Ručne to znamená pamätať si sadzbu, vynásobiť ju počtom osôb a nocí, sledovať výnimky a raz za obdobie to vykázať.

Systém to má robiť ako súčasť výpočtu ceny, teda v momente, keď hosť potvrdzuje počet osôb. V Levi Dome sa počíta poldruha eura na osobu a noc, čo je sadzba danej obce, a hosť vidí výslednú sumu ešte pred platbou. Nikto nič nedopočítava a nikto na nič nezabudne.

Do rovnakého kroku patrí aj kontrola kapacity. Ak si niekto vyberie izbu pre dvoch a napíše štyri osoby, systém to nesmie pustiť ďalej. Znie to samozrejme, ale je to jedna z najčastejších vecí, ktoré sa pri ručnej rezervácii prehliadnu.

Faktúra vzniká v momente platby

Faktúra je posledný ručný krok, ktorého sa ľudia najviac držia, lebo majú pocit, že to musia mať pod kontrolou. Pritom je to úloha, kde je stroj presnejší.

Po zaplatení sa vytvorí faktúra s poradovým číslom v pevnom formáte, teda v tvare skratka, rok a poradie, a vygeneruje sa ako PDF so správnou diakritikou. Číslovanie je súvislé, lebo ho nerobí človek, ktorý raz za čas preskočí. Hromadný export faktúr a platieb za zvolené obdobie potom nahrádza tú polhodinu, ktorú by ste inak strávili skladaním podkladov pre účtovníčku.

Čo sa deje, keď niečo spadne

Toto je časť, ktorú v ponukách rezervačných systémov nenájdete, a pritom rozhoduje o tom, či to bude fungovať aj o rok.

Prepojenie na hotelový systém závisí od toho, že je server dostupný. Keď nie je, hosť nemá vidieť chybu a vy sa to nemáte dozvedieť od neho. V Levi Dome sa spojenie pravidelne kontroluje a pri výpadku chodí majiteľovi okamžitá správa do Telegramu. Rovnako pri každej novej rezervácii a pri chybe v check-ine.

Druhá vec sú duplicity. Pri platbách a odkazoch na check-in musí byť na úrovni databázy zabezpečené, že jedna platba vytvorí presne jednu rezerváciu, aj keď hosť dvakrát klikne alebo sa mu načítanie prerušilo. Toto sa nerieši opatrnosťou, ale tým, ako je postavená databáza.

A tretia je prístup k údajom. Rezervácie, faktúry a údaje hostí sú osobné údaje, takže k nim nesmie mať prístup ktokoľvek, kto pozná adresu. Znamená to oddelené role, pravidlá priamo v databáze a ochranu formulárov proti automatizovanému zneužitiu. Zodpovednosť za tie údaje nesiete vy, nie dodávateľ.

Čo sme zámerne neautomatizovali

Nie všetko sa oplatí. Storná, vratky a neštandardné požiadavky hostí zostávajú na človeku, lebo sú to prípady, kde je pravidiel viac než prípadov a kde jedna zle nastavená podmienka narobí väčšiu škodu, než koľko ušetrí.

Rovnako opatrne pristupujeme k tomu, aby si hosť vyberal konkrétnu izbu. Pri väčšom hoteli to má zmysel, pri ôsmich izbách si tým zablokujete optimálne obsadenie a aj tak to budete prehadzovať ručne. Systém má vedieť, čo je voľné, nie predstierať, že rozumie vašej prevádzke lepšie ako vy.

Čo z toho platí, aj keď neprenajímate ubytovanie

Zoberte si tie štyri kroky zvlášť. Dáta sa ťahajú naživo zo systému, ktorý je zdrojom pravdy, a nekopírujú sa. Platba vzniká skôr ako záväzok. Údaje vypĺňa ten, koho sa týkajú. A doklad vzniká automaticky v momente, keď je zaplatené.

To isté sa dá povedať o servise, ktorý objednáva termíny, o kurze, ktorý predáva miesta, aj o dielni, ktorá vystavuje zákazky. Ubytovanie je len prípad, na ktorom je to najlepšie vidieť, lebo tam sa všetky štyri kroky odohrajú do troch dní.

Ako to robíme v moadlabe

Postup je vždy rovnaký. Najprv sa pozrieme, čo dnes robíte ručne a koľkokrát sa tá istá informácia prepíše. Potom zistíme, či váš systém má rozhranie, cez ktoré sa dá pýtať, lebo to rozhoduje o cene viac než čokoľvek iné. Až potom sa stavia.

Platby, maily z vlastnej domény, databáza a hotelový systém sú štyri samostatné veci, ktoré musia držať spolu aj vtedy, keď jedna z nich vypadne. Preto k tomu patrí monitoring a upozornenie, nie len šťastie. Pri všetkom, čo sa dotýka peňazí, ostáva posledný krok na človeku.

Ak prenajímate ubytovanie a poznávate sa v prvých odsekoch, napíšte nám. Prejdeme si, ako dnes vyzerá cesta jednej rezervácie od dopytu po faktúru, a poviem vám rovno, koľko z tých krokov vie odpadnúť a čo to bude stáť. Aj v prípade, že z toho vyjde, že vám stačí lepšie nastaviť to, čo už máte.

Systém nemá byť múdrejší ako vy. Má len prestať vyžadovať, aby ste tú istú vetu napísali osemkrát.