Čo automatizovať ako prvé, zoradené podľa návratnosti

Firmy začínajú tým, čo je najotravnejšie. Otravný proces ale nie je to isté ako drahý proces. Sedem procesov, ktoré má takmer každá menšia firma, zoradených podľa toho, ako rýchlo sa vrátia.

Keď sa firma rozhodne niečo zautomatizovať, zvyčajne začne tým, čo je najviditeľnejšie alebo najotravnejšie. To je pochopiteľné a väčšinou je to zlé poradie. Otravný proces nie je to isté ako drahý proces. V moadlabe preto pri každom dopyte začíname tým, koľko ktorý proces reálne stojí.

Poradie by mala určiť návratnosť, teda za koľko mesiacov sa to, čo zaplatíte, vráti v ušetrenom čase. Nižšie je zoznam procesov, ktoré má takmer každá menšia firma, zoradený podľa toho, ako rýchlo sa vracajú. Pri každom je aj dôvod, prečo je práve tam.

Ako sa tá návratnosť počíta

Potrebujete tri čísla a všetky tri poznáte. Koľko hodín mesačne ten proces zožerie. Koľko stojí hodina toho, kto ho robí, vrátane odvodov, teda nie čistá mzda. A koľko stojí riešenie, jednorazovo aj mesačne.

Návratnosť je potom jednoduchá. Jednorazovú cenu vydelíte mesačnou úsporou zníženou o mesačnú prevádzku. Ak vám vyjde viac ako dvanásť mesiacov, je to na odloženie. Pod šesť mesiacov je to jasné áno. Medzi tým rozhoduje to, či vám ten proces aj bráni v raste, nielen berie čas.

Jedna poznámka k tým hodinám. Rátajte reálny čas aj s prerušením, nie ideálny. Prepísať jednu objednávku trvá dve minúty, ale keď to robíte dvadsaťkrát denne medzi inou prácou, stojí vás to podstatne viac než štyridsať minút.

1. Prepis dát medzi dvoma systémami

Najrýchlejšia návratnosť. Objednávky z e-shopu do fakturácie, faktúry do účtovníctva, stavy skladu medzi systémami. Vstup má vždy rovnaký tvar, pravidlá sú jednoznačné, a preto je to lacné postaviť aj lacné prevádzkovať.

Toto je zároveň jediná položka v zozname, kde po nasadení klesne chybovosť takmer na nulu, lebo program sa pri prepisovaní nepomýli nikdy. Ak máte len jednu vec, ktorú môžete tento rok spraviť, je to táto. V moadlabe to býva aj prvá vec, ktorú klientovi nasadíme.

2. Párovanie platieb

Veľmi rýchla. Prijatá platba k vystavenej faktúre podľa variabilného symbolu. Buď sedí, alebo nesedí, a čo nesedí, ide na kôpku pre človeka.

Návratnosť je vysoká aj preto, že to nešetrí len čas, ale aj peniaze. Nespárované platby znamenajú upomienky ľuďom, ktorí už zaplatili, a to vás stojí vzťah so zákazníkom.

3. Vystavovanie a rozposielanie dokladov

Rýchla. Faktúra, potvrdenie objednávky, pripomienka splatnosti. Šablóna existuje, údaje sú v systéme, jediné, čo tomu chýba, je spúšťač.

Pri tomto sa oplatí rátať aj s tým, čo sa nestane. Doklad, ktorý odíde vždy a včas, znamená kratší čas do zaplatenia. To je peniaz, ktorý sa v tabuľke ušetrených hodín neobjaví.

4. Pravidelný report, ktorý niekto skladá ručne

Stredná, ale klame. Hodina týždenne na stiahnutie čísel z troch účtov a nalepenie do tabuľky vyzerá ako malá položka. Návratnosť je stredná.

Skutočný dôvod, prečo to spraviť, je iný. Report, ktorý sa robí ručne, sa robí nepravidelne, a čísla, ktoré nemáte, nepoužívate pri rozhodovaní. Automatický report zmení to, ako firmu riadite, nielen koľko času nad ním strávite.

5. Triedenie a predspracovanie pošty

Stredná. Rozhodnúť, čo je dopyt, čo reklamácia a čo faktúra, a pripraviť návrh odpovede. Vstup je voľný text, takže tu už treba model, a to znamená vyššiu cenu nasadenia aj priebežnú kontrolu.

Návratnosť závisí od objemu viac než pri čomkoľvek inom v tomto zozname. Pri dvadsiatich mailoch denne to nedáva zmysel, pri dvesto áno.

6. Čítanie dokladov, ktoré chodia v rôznych podobách

Pomalšia, ale často nevyhnutná. Dodávateľské faktúry v PDF, každá inak. Nasadenie je drahšie, lebo k tomu patrí kontrolná vzorka, schvaľovanie pri sumách a záznam o každom behu.

Sem sa púšťajte až vtedy, keď máte hotové prvé tri. Nie preto, že by to nefungovalo, ale preto, že to vyžaduje disciplínu pri kontrole, a tú si vybudujete na jednoduchších veciach.

7. Generovanie dokumentov z podkladov

Závisí od toho, koľko ich robíte. Ponuky, zmluvy, prezentácie, profily. Ak takých dokumentov robíte päť do mesiaca, nechajte to tak. Ak päťdesiat, je to jedna z najlepších investícií vôbec, lebo okrem času zjednotíte aj podobu, v akej vaša firma vystupuje navonok.

Pri tomto type sa oplatí stavať tak, aby samotný obsah dokumentu skladal program a nie model. Model sa hodí na preformulovanie a preklad, nie na to, aby dopĺňal čísla.

Čo nechať naposledy

Všetko, čo si vyžaduje rozhodnutie s peniazmi, teda nacenenie, zľavy, schvaľovanie objednávok. A všetko, čo sa deje zriedka. Proces, ktorý beží raz za mesiac, sa neoplatí automatizovať skoro nikdy, aj keď je otravný, lebo dvanásť opakovaní ročne nezaplatí ani nastavenie.

Ako to robíme v moadlabe

Pri každom dopyte prejdeme procesy takto zoradené a začíname od toho, čo sa vráti najskôr, nie od toho, čo je najviac vidieť. Keď proces beží podľa pevných pravidiel, prepojíme systémy priamo a model do toho nedávame. Keď má vstup voľný tvar, patrí k tomu kontrola a schválenie človekom pri peniazoch.

Ak neviete, čo z vášho zoznamu je prvé, napíšte nám. Prejdeme si, koľko hodín ktorý proces reálne berie, a poviem vám poradie aj s odhadom návratnosti. Aj v prípade, že z toho vyjde, že tento rok sa oplatí spraviť jediná vec.