Nie každá automatizácia je AI automatizácia

Veľká časť toho, čo firmy reálne trápi, sa dá vyriešiť bez jediného modelu, za zlomok ceny a s tým, že to potom roky beží bez zásahu.

Keď dnes firma povie, že chce niečo zautomatizovať, väčšinou dostane ponuku s AI. Občas oprávnene. Často preto, že sa to lepšie predáva. Pritom veľká časť toho, čo firmy reálne trápi, sa dá vyriešiť bez jediného modelu, za zlomok ceny a s tým, že to potom roky beží bez zásahu.

Tento text je pre človeka, ktorý nie je technik. Nepotrebujete vedieť programovať, aby ste sa vedeli rozhodnúť. Potrebujete rozumieť tomu, ako to funguje pod povrchom, aspoň natoľko, aby ste rozpoznali, kedy vám niekto predáva zbytočne drahé riešenie na jednoduchý problém. V moadlabe túto otázku riešime pri každom dopyte ako prvú, ešte pred cenovou ponukou.

Tri pojmy, bez ktorých sa nepohneme

Automatizácia znamená, že prácu, ktorú dnes robí človek klikaním, prepisovaním a kopírovaním, prevezme program. Nič viac za tým nie je. Nie je to inteligencia, je to postup, ktorý niekto raz presne popísal a odvtedy sa opakuje.

Aby program mohol s vaším softvérom pracovať, potrebuje sa s ním nejako dohovoriť. Na to slúži API. Predstavte si ho ako okienko na úrade s presne daným zoznamom otázok, na ktoré vie odpovedať. Program sa opýta „daj mi všetky objednávky od prvého septembra“, API mu ich pošle v pevne danom formáte. Nič iné povedať nevie a nič iné odpovedať nevie. Práve tá presnosť je dôvod, prečo sa na to dá spoľahnúť. Keď má váš fakturačný systém, e-shop alebo platobná brána API, dajú sa prepojiť. Keď ho nemá, dá sa to obísť, ale je to vždy krehkejšie a drahšie.

Databáza je miesto, kde tie dáta ležia usporiadané. Nie je to nič exotické, len oveľa presnejší a rýchlejší brat Excelu. Má pevne dané stĺpce, vie, že suma je číslo a dátum je dátum, a nedovolí zapísať nezmysel. Automatizácia potrebuje databázu preto, aby vedela, čo už spracovala a čo ešte nie. Bez toho by vám pri každom spustení vystavila tie isté faktúry znova.

A naplánovaná úloha je to, čo celé to súkolie spustí bez človeka. Každú noc o druhej, každých pätnásť minút, alebo vždy, keď príde nová platba. Toto je ten moment, kedy sa z programu stane automatizácia. Nikto nemusí nič otvárať a na nič klikať.

Ako vyzerá klasická automatizácia v praxi

Vezmime si prevod platobných dát z brány do formátu, ktorý zoberie banka. Vstup je vždy rovnaký súbor s rovnakými stĺpcami. Výstup musí mať presne danú štruktúru, inak ho banka odmietne. Pravidlá sú jednoznačné a dajú sa zapísať do niekoľkých strán kódu. Tu nemá umelá inteligencia čo hľadať. Nielenže by bola zbytočne drahá, bola by aj nebezpečná, lebo pri platbách nesmie byť ani jedna chyba, a program, ktorý občas uhádne inak, je pri peniazoch neprijateľný.

To isté platí pre párovanie prijatých platieb s vystavenými faktúrami podľa variabilného symbolu. Buď symbol sedí, alebo nesedí. Program to spáruje, čo nesedí, odloží bokom a pošle vám zoznam. Rovnako pre vystavovanie faktúr z objednávok, posielanie potvrdzovacích mailov, prenos stavu skladu medzi e-shopom a účtovníctvom, alebo pravidelný report z reklamných účtov v jednej tabuľke.

Všetky tieto úlohy majú spoločnú vlastnosť. Vstup má vždy tú istú podobu a pravidlá sa dajú vopred vypísať. Ak platí oboje, potrebujete integráciu, nie umelú inteligenciu. Väčšina zákaziek, ktoré v moadlabe dodávame, spadá presne sem, a klienta to prekvapí až vtedy, keď vidí cenu.

Kde klasická automatizácia naráža

Problém nastane, keď vstup nemá pevný tvar. Dodávateľské faktúry v PDF sú učebnicový príklad. Každý dodávateľ má iný layout, inde má sumu, inak píše dátum splatnosti, niektorý pošle sken, ktorý je navyše nakrivo. Napísať pevné pravidlo, ktoré to zvládne pre všetkých, sa nedá. Skúšalo sa to roky a výsledkom boli riešenia, ktoré fungovali pre päť dodávateľov a pri šiestom sa rozsypali.

Podobne vyzerá triedenie došlej pošty. Rozhodnúť, či je mail dopyt, reklamácia alebo faktúra, sa nedá podľa toho, či obsahuje nejaké slovo. Ľudia píšu rôzne. To isté platí pre vyťahovanie údajov z voľného textu, prepis hovorov, alebo posúdenie, či je zákazníkova správa naliehavá.

Čo robí AI inak

Rozdiel je jednoduchý a stojí za to ho pochopiť presne. Klasický program pracuje s pravidlom, ktoré niekto zapísal. Vždy urobí to isté. Jazykový model pracuje s pravdepodobnosťou. Nedostal pravidlo, dostal obrovské množstvo príkladov a z nich odhaduje, čo je správna odpoveď. Preto zvládne faktúru od dodávateľa, akého v živote nevidel. A preto tiež môže na tej istej faktúre dvakrát po sebe dať mierne iný výsledok.

Táto jedna vlastnosť je dôvodom všetkého, čo nasleduje. Je to zároveň najväčšia sila aj najväčšie riziko.

Prečo AI potrebuje neporovnateľne viac testovania

Klasická automatizácia zlyhá nahlas. Prepojenie spadne, súbor sa nevytvorí, príde chybová hláška. Viete o tom hneď a viete, kde sa pozrieť.

Riešenie s modelom zlyhá potichu. Vyzerá, že beží. Faktúry chodia, spracovanie prebieha, nikde nie je červená hláška. Len raz za čas si niečo prečíta zle a zapíše nesprávnu sumu. Nikto si to nevšimne, kým sa to nedostane do účtovníctva.

Preto sa takéto riešenie nedá odovzdať tak, že sa raz vyskúša a ide sa ďalej. Musí sa nasadiť s vecami, ktoré pri klasickej automatizácii nepotrebujete.

• Kontrolná vzorka reálnych dokumentov, na ktorej vopred viete, aký má byť správny výsledok, aby sa dalo zmerať, ako často sa model mýli.
• Pravidlo pre prípady, keď si model nie je istý, teda aby taký prípad radšej odovzdal človeku, než aby hádal.
• Záznam o každom behu, aby sa dalo spätne dohľadať, čo model videl a čo z toho urobil.
• Pri všetkom, čo sa dotýka peňazí, človek, ktorý to pred odoslaním schváli.

Kto vám sľúbi AI spracovanie faktúr a nespomenie ani jednu z týchto vecí, buď to nikdy nenasadil do ostrej prevádzky, alebo počíta s tým, že chyby budete objavovať vy. V moadlabe je táto štvorica súčasťou každého riešenia, ktoré využíva model, a nie je to voliteľný príplatok.

Čo to znamená pre cenu

Klasické prepojenie dvoch systémov má jednorazovú cenu za vytvorenie a potom prakticky nulové prevádzkové náklady. Beží na serveri, ktorý stojí pár eur mesačne, a kým sa nezmení API na jednej strane, nepotrebuje pozornosť.

Riešenie s modelom má tri vrstvy nákladov namiesto jednej. Samotné nasadenie je drahšie, lebo veľká časť práce je testovanie a ladenie, nie programovanie. Ku každému spracovanému dokumentu sa platí za volanie modelu, čo je malá suma, ktorá pri objeme narastie. A tretia vrstva je priebežná kontrola, teda čas človeka na to, aby sa sledovalo, či sa presnosť nezhoršila.

Preto sa oplatí pýtať dodávateľa nielen na cenu za dodanie, ale aj na to, koľko bude stáť mesačná prevádzka a kto ju sleduje. Ak vám na to nevie odpovedať, je to nedokončená ponuka.

Jednoduchý test, ktorý zvládnete sami

Pri každom procese, ktorý zvažujete zautomatizovať, si položte tri otázky.

• Prichádza vstup vždy v rovnakej podobe?
• Dajú sa pravidlá rozhodovania napísať do zoznamu, ktorý by pochopil nový zamestnanec?
• Musí byť výsledok zakaždým úplne rovnaký?

Ak sú odpovede áno, potrebujete klasickú automatizáciu a ktokoľvek, kto vám na to ponúka AI, buď nerozumie zadaniu, alebo si účtuje za nálepku. Ak je čo i len jedna odpoveď nie, dáva umelá inteligencia zmysel, ale rátajte s tým, že za ňu zaplatíte viac aj po nasadení, a že bez kontroly to nemá zmysel púšťať.

Väčšina toho, čo malé firmy reálne trápi, teda prepisovanie objednávok, párovanie platieb, vystavovanie faktúr a prenos dát medzi systémami, spadá do prvej skupiny. Preto sa väčšina zákaziek zaobíde bez modelu a stojí zlomok toho, čo klient čakal.

Ako to riešime v moadlabe

Automatizáciám a prepojeniam systémov cez API sa venujeme od začiatku a jazykové modely sme začali nasadzovať vtedy, keď na to prvýkrát boli dosť spoľahlivé, nie vtedy, keď sa z toho stalo módne slovo. To je aj dôvod, prečo model nepridávame všade. Poznáme, ako sa správa v ostrej prevádzke, a vieme, koľko práce dá udržať ho pod kontrolou.

Postup je vždy rovnaký. Najprv sa pozrieme, či proces beží podľa pevných pravidiel. Ak áno, prepojíme systémy priamo a nepridávame nič, čo tam nepatrí. Ak vstup pevný tvar nemá, siahneme po modeli, ale vždy s kontrolnou vzorkou, s pravidlom pre neisté prípady a so záznamom o každom behu. Pri všetkom, čo sa dotýka peňazí, ostáva schválenie na človeku.

Ak neviete posúdiť, do ktorej skupiny váš proces patrí, napíšte nám. Prejdeme si, ako to dnes robíte ručne, a poviem vám rovno, či na to stačí obyčajné prepojenie, alebo tam model naozaj treba. Aj keď z toho vyjde, že si vystačíte s riešením za desatinu ceny.

Má to API? Prepojím to. A ak to API nemá, poviem vám to rovno, aj s tým, čo to bude stáť navyše.